أ- المكتب: الجواب: المكان الذي يتم فيه إنجاز الاعمال المكتبير. 5- يسهم العمل الكتابي في تنمية التواصل بين المنظمة و الجمهور الخارجي ( صح). الجواب: اتصالات هاتفية و وارد. 3- من الممكن الاستفادة من البريد الإلكتروني في تصنيف البريد و عمل دفر للعناوين البريدية ( صح). السؤال: من اين سيستلم مظاريف عروض الشركات المتقدمة لمناقصة تجديد الالات ؟. 5- الهدف من فرز البريد الصادر تحديد الجهات المصدرة إليها هذه المراسلات ( صح). الدرس الأول: مفهوم السكرتارية ومهامها. أ- السرعة في إنجاز العمل: الجواب: التصوير و النسخ. اتسع مفهوم السكرتارية ليصل في بعض الدول إلى مرتبة: اهلا بكم طلابنا وطالباتنا في المملكة العربية السعودية لكم منا كل الاحترام والتقدير والشكر على المتابعة المستمرة والدائمة لنا في موقعنا مجتمع الحلول، وإنه لمن دواعي بهجتنا وشرفٌ لنا أن نكون معكم لحظة بلحظة نساندكم ونساعدكم للحصول على الاستفسارات اللازمة لكم في دراستكم وإختباراتكم ومذاكرتكم وحل واجباتكم أحبتي فنحن وجدنا لخدمتكم بكل ما تحتاجون من تفسيرات، حيث يسرنا أن نقدم لكم حل السؤال التالي: اتسع مفهوم السكرتارية ليصل في بعض الدول إلى مرتبة؟. 5- بشاشة الوجه و حسن التعامل مع الآخرين تسهل تعامل السكرتير مع الآخرين ( صح). 4- يفضل عدم وضوح المراسلات الصادرة حتى لا ينشأ عن ذلك التزام المنظمة ( خطأ). السؤال: ما المهام التي يقوم بها قسم البريد في المنظمة ؟. 2- مع التقنية الحديثة أصبح هناك أجهزة بديلة للحاسب لاستخدامها للوصول لشبكة الإنترنت ( صح).
4- تقوم المنظمات عادة بنغيير الاثاث المكتبي كل فترة قصيرة من الزمن ( خطأ). 4- عند إلغاء موعد لاحد الزائرين يقوم السكرتير بإبلاغه بإلغاء الموعد عند حضور الزائر للمكتب ( خطأ). الجواب: المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله.
السؤال: هل يوجد رسائل اتصال مكتوبة غير هذه المذكورة ؟. السؤال: وضح الفرق ما بين مفهومي ، حفظ الملفات و استرجاع الملفات. الجواب: معالجة و تنسيق الكلمات - معالجة البريد و ترتيب المواعيد - الجداول الإلكترونية - قواعد البيانات. السؤال: على أي أساس تم ترتيب الملفات داخل الدرج ؟. 5- كلما اهتمت المنظمة بالبيئة للمكتب زادت إنتاجية الموظفين ( صح). الدرس الثاني عشر: العمل المكتبي و تطبيقات الحاسب. أدوات و أجهزة الحفظ و الفهرسة.
السؤال: هات بعض الامثلة لأجهزة آلات ساعدت في تسهيل العمل المكتبي من النواحي الآـية. 2- في الفهرس المطبوع يمكن إضافة اوراق جديدة للفهرس بسهولة ( خطأ). الجواب: من خلال كارت الصنف. السؤال: حدد نوع البريد و الإجراء المناسب لكل حالة من الحالات الآتية. 1- كلمة سكرتارية في الأصل جاءت من اللغة الفرنسية وهي تعني ( السرية) ( خطأ).
3- قد يتسع مفهوم السكرتارية ليصل في بعض الدول لمرتبة الوزير ( صح). 3- يتم ترقيم الوثائق و السجلات عند القيام بإعداد بطاقة الإحالة لحفظ الملفات ( خطأ). الجواب: يتم تنسيق المواعيد وترتيبها مع المدير وابلاغ العميل المؤجل موعده بطريقة جيدة. 3- ظهرت مجموعة من آلالات المساعدة للعمل المكتبي بعد ظهور الكهرباء و انتشارها ( صح). الدرس الخامس: تصنيف الملفات. 2- لابد للسكرتير ان يلبس افخر الملابس حتى يعطي صورة طيبة للمنظمة (خطأ). 3- من إجراءات البريد الوارد قيام أحد العاملين بمراجعة المراسلات من الناحية الشكلية ( خطأ). استخرج من الحوار السابق المهام التي كان يقوم بها محمد في عمله و المهام التي يمكن ان تسند له في هذه الوظيفة ؟. 2- قد تحتوي بعض المنظمات عل أكثر من غرفة للاجتماعات ( صح). 4- في الماضي كان من السهل ان يقوم الشخص بإنجاز الاعمال المكتبية وهو خارج مكان العمل ( خطأ).
السؤال: ما المكونات التي احتاجها حسن ليتمكن من إجارء معاملاته بهذه الطريقة ؟. الدرس الثامن: البريد الوارد و الصادر. 3- يقصد بالبيئة المادية للمكتب: الاقلام و الاوراق و بعض المعدات المكتبية الخفيفة ( خطأ). الجواب: لايقوم بعملة بطريقة صحيحة لتأجيل الموعد اكثر من مرة. الجواب: لا سيرسل الخطابات لمكتب بواسطة موظف البريد في القسم. الجواب: نعم يحتاج إلى مهارات تمكنه من التواصل مع المرجعين و العملاء و الصبر على مشاكلهم و استفساراتهم حتى لو كانت ملحة ، و اللباقة في الحديث و الاستماع الجيد. 2- يتم استخدام تطبيقات الجداول الإلكترونية في ترتيب المواعيد و التذكير بها ( خطأ). يمكنك إنهاء الاختبار الآن ومتابعة الاختبار لاحقاً. 5- يجب على السكرتير سرعة إغلاق خط الهاتف بمجرد الانتهاء من تقديم الخدمة للمتصل ( خطأ). السؤال: هل هناك تطبيقات خاصة على الحاسب تستخدم لكل عمل من أعمال المنظمة ؟. الدرس الثالث: ترتيب المواعيد و استقبال الزائرين. يدور الحديث الآتي بين ناصر و زميله في العمل محمد الذي جاء لزيارتهم في المنزل وكان خالد يستمع إليهما.
السؤال: ما الطريقة المناسبة التي يمكن اتباعها لتلافي مثل هذه المواقف ؟. السؤال: مذا كان يقصد السكرتير بقسم البريد ؟. 1- كتابة الخطابات و طباعتها و إرسالها في البريد. حفظ الملفات: ترتيب الاوراق و المستندات في الاوعية الخاصة بها. 4- تهتم المنظمة بشكل و مظهر المذكرة الداخلية لانها تعطي انطباعا أوليا عن المنظمة ( خطأ). الجواب: يمكن ان نطلق عليها اسم الطريقة الإلكترونية. 4- فهرس الاوراق السائبة عبارة عن دفتر تخصص الصفحات فيه لكل حرف من الحروف الابجدية ( خطأ). السؤال: ما وسائل الاتصال هذه ؟. لايمكن حفظ السؤال لانه خارج الصف المحدد من قبلكم. السؤال: وضح الخطأ الذي وقع فيه السكرتير لكل حالة من الحالات الآتية. الجواب: الوسيلة المناسبة هي اللجوء لفهرس الترتيب المحفوظ و ذلك لتسهيل عملية البحث و توفير الوقت و الجهد في عملية البحث. أ- مكننة العمل المكتبي: الجواب: استخدام الاجهزة و الالات العمل المكتبي.
السؤال: اذكر ثلاثا من خدمات البريد الإلكتروني في العمل المكتبي ؟. 2- مراجعة و ترتيب جدول المواعيد. الدرس التاسع: معالجة المكالمات الهاتفية. السؤال: اربط كل عبارة في القائمة الاولى بما يناسبها من القائمة الثانية ( بوضع الرقم المناسب أمام القائمة التالية). 1- ليس من المهم ان يكون السكرتير مقتنعا برسالة التي يعمل بها ( خطأ). 1- عند الإرسال عن طريق البريد الإلكتروني لابد أن يكون المرسل و المرسل إليه متصلين بالشبكة ( خطأ). الجواب: الإضاءة - التكييف و التهوية - النظافة - الهدوء - تناسق الالوان و ترتيب الاثاث و الالات و الاجهزة التي يستخدمها المزظف في المكتب. الجواب: لانه اعتقد أنها رسائل عادية تحتاج لوقت طويل في إرسالها. 3- معالجة المعلومات. السؤال: كيف استطاع موظف المخازن الحصول على المعلومات التي قدمها لمديره بهذه السرعة ؟. 4- لا يمكننا امتلاك بريد إلكتروني إلا عن طريق دفع رسوم معينة لمزود الخدمة البريدية ( خطأ).
السؤال: ما المجالات التي يمكن الحاسب الآلي فيها لتسهيل المكتبي ؟. 1- في طريقة التصنيف الابجدية يتم تقسيم الوثائق حسب الموضوع الذي تحتويه ( خطأ). السؤال: ما اثر تصرفات هذا السكرتير في المنظمة التي يعمل لديها ؟. السؤال: اذكر الطرق التي يمكن اتباعها مع الزائرين الذين يحضرون لمقابلة المدير دون موعد مسبق ؟. السؤال: في حالة كونك السكرتير.. وضح التصرف الذي سيقوم به لمواجهة كل حالة من الحالات الآتية. الرجاء اختيار نوع البلاغ.
السؤال: اذكر بعض تطبيقات الحاسب الآلي المستخدمة لتسهيل العمل المكتبي في المنظمات العامة و الخاصة. 1- يعد تجهيز المكتب بالاثاث الفاخر من مظاهر الترف التي تؤدي لخسارة المنظمة دون فائدة ( خطأ).