مهام مدير الشؤون الإدارية والمالية. العمل على إيجاد الحلول الكفيلة بإزالة المعوقات الإدارية والتنظيمية. الاشراف على المستودعات ومتابعة أعمالها واجراءاتها. الإشراف الإداري والمالي على المحطات البحثية ومكاتب أكساد في الدول العربية. إدارة احتياطي / مخزون رأس المال الحكومي. الإشراف على إدارة وسلامة معامل الكلية ومتابعة الطلبات الخاصة بهم وتغطية الاحتياج والإشراف على تطويرها. معامل كلية العلوم ومتابعة توفير جميع المواد والأدوات المعملية ومستلزمات السلامة الخاصة بالمعامل.
دراسة مسودات الهياكل التنظيمية الحكومية وتقديم وجهات النظر قبل اعتمادها من قبل المجلس التنفيذي. تنظيم مشاركة الجامعة والعاملين في حملات التشجير والنظافة وغيرها من الاعمال الاجتماعية والاحتفالات الوطنية والقومية. فحص المشتريات والتأكد من مطابقتها للمواصفات المحددة بعقود الشراء, واتخاذ الاجراءات اللازمة حيال أية عيوب أو مخالفات. المشاركة في أعمال اللحان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب.
البريد الالكتروني|||. تتولى الإشراف العام على الشؤون الإدارية والمالية في الكلية ووضع الخطط والسياسات المنظمة للعمل وتنفيذها والإشراف على توفير احتياجات الكلية لجميع أقسامها ومعاملها، ومتابعة الخدمات، والصيانة لمبانيها، ومرافقها. الحرص على تطبيق أحدث تقنيات التكنولوجيا في جميع الإدارات الحكومية واستخدام أنظمة تكنولوجيا المعلومات المتطورة للغاية لتعزيز أداء جميع الأقسام الحكومية. تقييم أداء منسوبي الوحدة. التأكد من توفر كافة الإجراءات ومستلزمات الأمن والسلامة بالمخازن.
حجز تذاكر السفر للموفدين في مهام رسمية. أحد أقسام إدارة النقل، يتبع بشكل مباشر لمدير الإدارة، يعنى بإجراءات الموظفين الإدارية والمعاملات المالية في الإدارة. كل ذلك ياتي من خلال الاقسام والوحدات التابعه له المتمثلة في الاتي: قسم الشؤون المالية: يختص بتنفيذ كافة الاجراءات والمعاملات المالية بالمعهد من خلال الوحدات التابعة له وهي: مسك السجلات والدفاتر المالية وإجراءات القيودات اللازمة لكافة العمليات المالية. ويختص المكتب بمايلي:-. الإشراف العام على أعمال الشؤون الإدارية والمالية في العمادة. تمثيل حكومة عجمان في جميع المؤتمرات واللجان المتعلقة بالمسائل المالية والموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات داخل دولة الإمارات العربية المتحدة أو خارجها. الشيكات المستلمة والصرف من السلف المستديمة.
القيام بخدمات الاستقبال وكافة الاجراءات لضيوف الجامعة, وتنظيم وترتيب إجتماعاتهم ولقاءاتهم بالمسؤولين. التنسيق مع وحدة التدريب بتحديد احتياجات الموظفين من تدريب وتطوير واتخاذ الإجراءات اللازمة لرفع كفاءة موظفي الإدارة. ينظم البيانات/القواعد المالية الحكومية، ويصدرالتوجيهات لتسهيل تطبيقها ويراقب التنفيذ. كما تؤول اليه مهام تنفيذ الاجراءات المتعلقة باعمال العلاقات العامة, والاشراف على تشغيل وصيانة جميع مرافق وتجهيزات المعهد, والعمل على تنظيم وتسيير حركة دخول وخروج الموظفين والطلبة وحركة المواصلات. تنفيذ التشريعات السارية في مجال المشتريات والمخازن. بناء بيئة عمل ملائمة وفعالة وتقديم خدمات إدارية ومالية تلبي احتياجات منسوبات كلية العلوم، والعمل بروح الفريق الواحد، وتوظيف البرامج والتكنولوجيا في كافة الأعمال، وتطوير القدرات والأداء إلى أعلى المستويات.
تنفيذ إجراءات إجازات الموظفين والغيابات والبدلات. بالإضافة إلى الإشراف على تطبيق هذه الأنظمة، وكذلك إجراء مراجعات دورية لجميع التشريعات وغيرها من الشؤون الإدارية والمالية المتبعة في الإمارة. فتح ومسك السجلات والملفات الشخصية للعاملين, والمحافظة على سرية محتوياتها, وتنظيم تداولها بين المختصين. إعداد التقارير المالية الدورية والسنوية.
المشاركة في الحلقات الدراسية والندوات والملتقيات العلمية ذات العلاقة بنشاط المكتب بالداخل والخارج. الخدمات التي توفرها. مراقبة التزام الموظفين بتوجيهات وسياسات وإجراءات العمادة. القيام بتقديم كافة الخدمات للعاملين بالجامعة وفقا لأحكام القانون رقم (19) لسنة 1428 ميلادية المشار إليه ولائحته التنفيذية. حفظ المستندات الخاصة بالعمليات المحاسبية بالأرشيف الخاص بالإدارة. تنفيذ العمليات الإدارية والمالية في عمادة السنة التحضيرية، في ضوء أنظمة ولوائح الشؤون الإدارية والمالية في جامعة شقراء. إعداد التقرير السنوي وتقارير دورية لأعمال الإدارة والوحدات التابعة لها ورفعه إلى رئيس الجامعة. متابعة أعمال شؤون الموظفين فيما يتعلق بالشؤون المالية والإدارية. الإشراف على الشؤون المالية والعهد المخصصة للإدارة وفق اللوائح والأنظمة.
تأمين الأجهزة المكتبية. أهلًا بكم في إدارة الشؤون المالية والإدارية في كلية الجبيل الجامعية، نحن نهتم بتقديم مجموعة واسعة من الخدمات عالية الجودة للموظفين وأعضاء هيئة التدريس والطلبة، التي تضمن توفير بيئة عمل آمنة ومناسبة تلبي جميع الاحتياجات. إعتماد جميع طلبات الصيانة والنظافة. عنوان المكتب: علوم 5. إعداد التقارير الدورية والسنوية عن أعمال ونشاطات الإدارة وما يتفرع عنها، ورفعها إلى العميد. ومتابعة تأمين التمويل من المصادر المختلفة لتنفيذها. المتابعة الإدارية والمالية لكافة البرامج والمشروعات الممولة من موازنة أكساد أو من خارجه. إعداد مشروعات الموازنات التقديرية والحسابات الختامية والتقارير الدورية المالية والإدارية. القيام بأعمال الاستقبال والاستعلامات للمترددين على إدارة الجامعة. تنفيذ ما يكلفه به الرئيس من أعمال. إعداد مذكرات الصرف على المستندات المدققة المكتملة والجاهزة للصرف. الاشراف على العمليات المالية المتعلقة بتحصيل الرسوم الدراسية لطلاب التعلم عن بعد. ومن المهام الخاصة بها: - الإشراف على تطبيق لوائح وأنظمة الشؤون الإدارية والمالية في الجامعة. التوقيع على نموذج الأسكان للموظفين.
تتولى الإشراف العام على الشؤون المالية والإدارية في العمادة، ووضع الخطط والسياسات المُنظمة لعمل العمادة وتنفيذها والاشراف على توفير احتياجاتها وإدارة وصيانة مرافقها, ومتابعة الموظفين ورفع التقارير الدورية عنهم والاشراف على إعداد الميزانية السنوية للعمادة وادارة وتنظيم المراسلات والوثائق الصادرة والواردة من والى العمادة ويرتبط مدير الشؤون الإدارية والمالية بالعميد. إعداد وصرف المرتبات والمزايا المالية المقرر للعاملين. القيام بكافة الاعمال المتعلقة بفتح الاعتمادات والتخليص الجمركي لتوريدات الجامعة من الخارج. إعداد التقارير الدورية والسنوية عن حسن سير العمل وعن العوائق التي تعترض العمل والاقتراحات الخاصة بالتطوير ورفعها لعميدة الكلية. مراجعة كافة الاتفاقيات الحكومية للتحقق من أحكامها وشروطها وكذلك المشاركة في جميع المفاوضات بين جميع الأطراف. فهو المسؤول عن جميع أمور المعهد من الناحية الإدارية و المالية. الاستعانة بالكفاءات العلمية من داخل الجامعة أو خارجها لتقديم الاستشارة الإدارية. وتختص بكافة ما يتعلق بأعضاء هيئة التدريس واتخاذ الاجراءات اللازمة لتذليل الصعوبات التى تواجه عملهم ليتمكنوا من أداء مهامهم التعليمية والبحثية على أكمل وجه, وتمارس هذه الادارة مهامها من خلال المكاتب التالية:-. الإشراف على حسن وتطوير سير العمل في الإدارة. المشاركة في إعداد مشروع الميزانية العامة للعمادة. مراقبة التزام الموظفين من حيث الحضور والانصراف. إعتماد وتوقيع على طلب إستقدام العائلة للأجانب. ترتبط وحدة الشؤون الإدارية والمالية بمدير الإدارة.
الإشراف على جميع الحسابات المصرفية للمكاتب الحكومية. الرؤية: الرسالة: التعريف: هو الشخص الذي يختص بالإشراف على الشؤون المالية والإدارية في الجامعة. إعداد ومراجعة دراسات الجدوى لجميع المشاريع الحكومية وإجراء البحوث/الدراسات الاستقصائية في مجال تخصص الإدارة. تنظيم أعمال التنقلات وتوفير وسائط النقل اللازمة وتنظيم أعمال الصيانة اللازمة والتأكد من جاهزيتها. وهي الإدارة المعنية بتطبيق كافة الأنظمة واللوائح الإدارية والعمل على تطوير إجراءات وأساليب العمل وتنظيم الوحدات التابعة لها للوصول إلى الأهداف المرجوة وذلك بتحقيق أهداف وسياسات الكلية، وتتشكل الإدارة على النحو الآتي: - مكتب مدير الشؤون الإدارية والمالية. البرامج التطويرية لرفع أداء المنسوبات إداريا وتقنيا. مراجعة عقود التدريب وإعتمادها. الإشراف على استثمارات الحكومة ودراسة أي استثمارات جديدة وتقديم التوصيات اللازمة. الشؤون الإدارية والمشتريات والتشغيل. الإشراف على إعداد تقارير دورية عن نشاطات الإدارة وإنجازاتها ومقترحات تطوير العمل بها. تنظيم المستودعات والمخازن وإجراء عمليات الجرد السنوية. توفير احتياجات الجامعة من مواد القرطاسية ومستلزمات التشغيل من مواد كيماوية ومواد تحليل وغيرها. تنشيط روابط الأخوة والصداقة بين العاملين بالجامعة من خلال إقامة الحفلات وتنظيم الرحلات الترفيهية والأنشطة الرياضية والإجتماعية للعاملين واسرهم. توفير احتياجات الجامعة من المعدات والتجهيزات المكتبية والعلمية والاسكانية من أثاث ومعامل ومختبرات طبية وأجهزة حاسوب وغيرها من الاحتياجات ذات العلاقة بعمل ونشاط الجامعة.
إجراءات استلام وتسليم العهد. تنظيم العمل الإداري والاتصالات الإدارية الخاصة بالعمادة. الإشراف على استلام وتسليم العهد. تطوير مباني الكلية ومرافقها وكل ما يتعلق بالخدمات والصيانة. يختص المكتب بما يلي: - القيام بكافة الأعمال المتعلقة بشؤون العاملين من حيث إعداد الملاك الوظيفي وشئون التعاقد والتعيين والترقية والندب والاعارة والخدمة الوطنية وغير من الأعمال الخاصة بها وفقا للتشريعات النافذة. التنسيق مع الأقسام الحكومية الأخرى لتطبيق نظام الحكومة الإلكترونية. تقديم تقارير عن أداء الموظفين. تهيئة البيئة التعليمية لذوي الاحتياجات الخاصة. الإشراف على تنفيذ كافة الأنظمة واللوائح الإدارية والمالية والتعليمات والقرارات المتعلقة. متابعة الدعم الفني والتقني. تحقيق متطلبات واشتراطات السلامة في كافة المباني ومرافق الكلية. الإشراف على شؤون الموظفين في إطار النظم والقوانين النافذة وتوفير الكوادر اللازمة لحسن سير العمل وفقاً للنظام الأساسي في أكساد.
متابعة توفير التجهيزات الفنية والمستلزمات التعليمية اللازمة لجميع الإدارات والوكالات والأقسام العلمية. تقديم الدعم الفني لكافة الأقسام الحكومية في المجالات المالية والإدارية وتقنية المعلومات والموارد البشرية. الإشراف على جميع خطط واحتياجات الأقسام الحكومية فيما يتعلق بالموارد البشرية وبرامج التدريب الأخرى لتعزيز وتطوير مهارات الموظفين وكذلك تنفيذ هذه الخطط.